年金機構では全国の企業に対して、定期的に社会保険に関する調査を行っています。社会保険調査の通知が届いた経営者や担当者の方々には驚きや戸惑いがあるかもしれません。
そこで、今回は社会保険調査に関するポイントをわかりやすく解説します。
社会保険調査は厳しい？
社会保険調査は以前は税務署の調査ほど厳しいものではありませんでしたが、2022年の社会保険の適用拡大以降、その厳しさが増しています。
社会保険の加入要件や算定について、これまで見逃されてきた部分についても、細かく指摘されるといったケースが増えています。そのため、経営者や企業の人事・労務担当者の方々は社会保険調査に対し、これまで以上にしっかりと対応する必要があります。
具体的に、社会保険調査においては、以下の点に留意することが重要です。
まず、従業員の労働条件や雇用形態などの正確な記録を保持しておくことが重要です。社会保険調査にスムーズに対応するためには、従業員の雇用契約書や給与明細などの書類をきちんと整理しておきましょう。
また、社会保険の申請手続きについても慎重に行う必要があります。申請書類の不備や期限の遅れなどがあると、調査の対象となる可能性が高まります。
正確で適切な申請手続きを行うためには、社会保険労務士の専門知識を活用することをおすすめします。
社会保険調査の内容
社会保険調査の目的は、企業の社会保険料の適正な支払いや労働者の所得に基づく保険料の算定です。
社会保険調査の内容には、主に以下の３つがあります。
未適用の事業所への加入促進を目的とした調査
この調査は、法律上社会保険の適用が必要であるにも関わらず、適用手続きを行っていない事業所に対して行われます。調査の目的は、「未適用の事業所へ加入を促す」ことです。
新規社会保険適用時の調査
社会保険に新規に加入した後、3か月以降に行われる調査です。この調査では、主に「取得漏れ」などの問題が確認されます。新たに社会保険に加入した事業所が適切に手続きを行っているかを確認するためのものです。
適用済み事業所への定期的な調査
社会保険に加入している事業所に対しては、3年から5年ごとに定期的な調査が行われます（算定基礎届提出時期に実施されます）。この調査では、社会保険に関連するさまざまな要素が調査されます。具体的には、「取得漏れ」や「標準報酬月額の適切性」などが重点的に確認されます。
これらの社会保険調査は、法令遵守のために行われる重要な取り組みです。
経営者や人事・労務担当者の皆さまにとって、正確な社会保険の適用状況を把握し、問題がないかを確認することは非常に重要です。
定期的な調査や手続きの適切な実施を通じて、社会保険制度が適切に活用されているか確認しましょう。
社会保険調査の対象事項
社会保険の調査では、以下の項目を主に確認します。
- 取得漏れの有無
社会保険の加入資格を持つ従業員が適切に加入されているかどうかを確認します。未加入の従業員や加入手続きの漏れがないかを確認し、必要に応じて追加の手続きの指導等が行われます。 - 取得日の適正性
社会保険に加入するための取得日が適切かどうかを調査します。加入資格を得た従業員の取得日が正確に記録され、適切な手続きが行われているかを確認します。 - 届出書類の適正な提出
社会保険に関連する届出書類の提出が漏れなく行われているかどうかを確認します。算定基礎届や月額変更届などの書類が適切に提出され、記載内容が正確であるかを確認します。 - 賞与の支払届出の提出
賞与に関する支払届出書類が適切に提出されているかどうかを調査します。賞与支払いに関連する書類が正確かつ適切に提出され、必要な手続きが行われているかを確認します。
社会保険調査を受ける際の必要書類
社会保険の調査には、調査の目的や内容、年金事務所によって要求される書類が異なる場合があります。一般的には、以下の書類が必要となります。
- 賃金台帳
従業員の給与や賞与などの支払いに関する記録です。給与明細や支払いの領収書などが含まれます。 - タイムカード、出勤簿
従業員の出勤・退勤時間や休憩時間などを記録したものです。タイムカードや出勤簿のデータが必要となります。 - 源泉所得税の領収書
従業員の給与から差し引かれた源泉所得税の領収書や明細書です。給与支払いと関連する税金の証拠が必要とされます。 - 就業規則・賃金規程
会社の就業規則や賃金規程の文書です。従業員の雇用条件や給与体系に関する情報が必要です。 - 雇用契約書
従業員との雇用契約書や労働契約書です。雇用関係の明確化や労働条件に関する文書が求められます。 - 労働者名簿
従業員の基本情報や雇用形態、離職情報などが記載された名簿です。従業員の人数や雇用状況に関するデータが必要となります。
これらの書類は、社会保険の調査において一般的に要求されるものです。
ただし、具体的な要件は調査機関や年金事務所によって異なる場合があるため、指示された要件に合わせて必要な書類を提出することが重要です。適切な書類の提出により、円滑な社会保険調査を受けることができます。
必要書類の提出方法は郵送・電子申請が一般的
以前は対面による調査が行われていましたが、コロナウイルス流行後、多くの年金事務所が「郵送」や「電子申請」の方法で書類の提出を行うようになりました。
対面の調査は行われず、書類や電子申請によって必要書類を届け出た後、何か不明点があれば年金事務所から連絡があります。
しかし、特に確認が必要ない場合は、調査が終了した旨の連絡は届かないことが一般的です。
ただ、提出方法については一部の年金事務所での対応が異なることがありますので、ご利用の年金事務所の指示に従って手続きを進めるようにしてください。
社会保険調査でお困りならSATO社会保険労務士法人へご相談ください
社会保険調査の対応には時間や手間がかかり、通常業務にも支障をきたす可能性があります。
また、調査で不備が指摘された場合、最大で2年間さかのぼって届出のやり直しや、社会保険料の徴収等が行われる可能性があります。
これらの対応や処理を社内ですべて行うのはとても大変です。
もし、社会保険調査でお困りなら、ぜひSATO社会保険労務士法人にご相談ください。
SATO社会保険労務士法人では、これまで多くの企業の社会保険調査の対応を行ってきた実績があります。
経営者や人事・労務担当者の方々にとって、お困りごとを解決するための頼れるパートナーとなります。ぜひ、お気軽にご相談ください。